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改善现场管理塑造企业形象

2018-12-15 03:38
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  梁红霞 中国质量协会国际联络部部长、高级工程师,多年从事质量管理领域的国际交流、研究和推广工作。

  记者:近年来您在企业进行了不少有关现场改进操作方法的培训和指导,请您介绍一下什么是5S管理活动?

  梁红霞:5S管理活动是源于日本企业的一种现场管理方法,形成于1955年,多年来已从制造业扩展到了服务、交通以及社会生活的各个领域,在许多国家和地区得到了推广和应用。5S是指整理、整顿、清扫、清洁和自律等现场管理活动。由于5S管理活动是搞好日常生产管理和业务工作的前提条件,需要坚持不懈,所以许多企业也将其称之为“五常”活动。此外,由于安全管理是防范事故和规避风险不可或缺的基础,因此一些企业和组织在5S之外,又添加了一个S,即英文词汇安全(Security)的字头,合并称之为6S活动。第六个S是指通过开展危险预知训练和危险预警活动,将安全管理落实到位。

  5S管理活动的目的是为了营造并保持条理有序、一目了然的现场环境,使员工养成遵守作业规范及标准的习惯。其一,改善现场作业环境,增强归属感和自豪感,提高员工满意度。其二,塑造企业形象,给客户以信心,赢得社会和公众的信赖。其三,消除安全隐患,减少、杜绝事故灾害的发生,保证机器设备的正常运转。其四,缩短生产和服务的提供周期,减少寻找、搬运的空耗,缩小作业半径,保证按时交货。其五,降低库存浪费,压缩物料在线滞留时间,通畅物流,节能降耗。其六,保证质量,防止作业差错,提高生产业务的精确度。

  梁红霞:开展5S管理活动首先要理解5个S的中文含义,其次要认知5个S之间的逻辑关联。从含义上来看,第一个S(整理)指的是区分清理,第二个S(整顿)指的是排序并定置标识,第三个S(清扫)指的是点检维护,第四个S(清洁)指的是保持成效,将前3个S制度化,变成“规矩”,第五个S(自律)指的是借助自我和外在的约束机制,使员工自觉遵守规章制度,提升素养水准。这5项内容也是实施5S管理活动的5个步骤,5个部分互为依托、层层递进,是不可分割的一个整体,为我们提供了一套如何条理做事和清晰思考的方法。

  5S活动的组织与展开是分为三个递进层次进行的。第一层次叫做“可视化”,由5S的前3个步骤组成,确立了做事的顺序条理。这些步骤可以让员工认知、理解规章制度的由来和对于自己的便利及有用性,并乐于遵守标准。第4个步骤是5S管理的第二个层面:“规范化”。为了维持前3个步骤的效果,必须建立便于供大家遵守执行的行为标准,对前3个步骤的分工、责任人、时间、地点、状态、方式等予以明示。第5个步骤是5S管理的第三个层面:“习惯化”。通过建立教育训练和督促约束机制,把第二个层面上的规矩及标准变成员工的习惯。

  梁红霞:质量管理水平的高与低、好与差取决于员工做事和工作的质量,而做事和工作的质量又与责任心、成本、速度、安全以及质量要求等等诸多因素组合的和谐程度密不可分。5S管理是一种认知客观事物内在因果规律的逻辑方法,有益于培养思维严谨、条理有序的科学素养,有助于员工又好又快地完成本职工作。

  5S不只局限于摆放物品、打扫卫生,而是企业实施现场管理和改进的基础。就现场物品的安排来说,由于空间场地所限,不可能无限量存放,5S管理的第一步要从区分开始,把要用的和不用的分开,把不用的物品清除或搬移到不碍事的地方。第二步是排序,对经过区分留用下来的物品依据人体工程学的原理,予以定置摆放和标识,以便物品在需要的时候被省时省力地拿取并归位。第三步是点检维护,对定置摆放的物品按时予以点检保养和更新。例如,清扫是最简单的点检保养方式,可使物品保持随时可用的完好状态,消除造成脏污的源头,还可以事半功倍地保证机器设备的正常运转。实践证明,把5S纳入日常管理,分阶段不断地对目标予以渐进式提升,就能为质量管理体系的有效运行和不断完善提供持之以恒的改进动力。

  开展5S活动必须在借鉴他人经验的基础上,结合自身的实际情况,将有关定义、目标、推行要点、实施方法、稽查要点、评比规则等制定成书面操作实施规范或制度,做到有章可循、有据可查。编制5S规范应做到以下几点:一是定性定量、数据化、可测量,二是条文细化、表述简洁明了,三是形式上用重点标注或颜色区分,四是多采用图表、漫画、照片等直观形象的方式,五是一经审定即列为受控文件。5S活动要按照质量管理PDCA(即计划、实施、测量、改进)循环,制定出与目标配套的推进计划,内容包括:目标、实现目标的方法、宣传培训、实施、活动结果的确认以及处置改进等。从实践中看,5S活动从初始导入到形成企业文化,大约需要3年的时间。为此,一般应根据3年的总体目标,分阶段循环滚动推进。

  

  与全面质量管理活动一样,企业领导率先垂范是提升5S活动实效的前提。企业领导对5S活动的关注与参与必须持久地表现在语言和行动上,参与现场巡检督查,现场诊断,与员工进行沟通交流,借助检查评比的方式,实施教育训练,约束并激励员工将规矩和标准变成习惯。同时还可将5S活动作为质量管理小组活动的课题,指导基层员工学习和运用质量管理的工具和方法,解决职责范围内的不便和问题。

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